Was ist eine Registrierkasse?

Was macht eine Registrierkasse in Österreich aus?

Eine Registrierkasse ist mehr als eine Geldlade. Rechtlich gesehen ist sie ein System, das jeden einzelnen Barumsatz aufzeichnet und für jeden Verkauf einen Beleg erstellt.

Die Grundlage dafür ist die Bundesabgabenordnung (BAO): Seit 2016 müssen Betriebe ab bestimmten Umsatzgrenzen ihre Bareinnahmen einzeln mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem festhalten. Seit 1. April 2017 kommt mit der RKSV der verpflichtende Manipulationsschutz dazu. Eine Registrierkasse in Österreich muss außerdem der Kassenrichtlinie 2012 entsprechen.

Anders gesagt: In Österreich ist eine Registrierkasse kein reines Hilfsmittel zum Kassieren, sondern ein gesetzlich geregeltes System zur nachvollziehbaren Erfassung von Umsätzen.

Welche gesetzlichen Anforderungen muss sie erfüllen?

Damit eine Kasse in Österreich rechtskonform ist, muss sie diese Punkte erfüllen:

• Einzelaufzeichnung: Jeder Barumsatz wird einzeln und fortlaufend erfasst.
• Belegerstellung: Für jeden Umsatz wird ein Beleg mit allen gesetzlichen Pflichtangaben ausgestellt.
• Sicherheitseinrichtung: Eine Signatureinheit signiert jeden Beleg digital, damit er manipulationssicher ist.
• QR-Code: Auf jedem Beleg steht ein QR-Code mit der individuellen Signatur.
• Datenerfassungsprotokoll (DEP): Alle Umsätze werden lückenlos und verkettet gespeichert.

Als Barumsatz gelten in Österreich übrigens nicht nur Bargeld, sondern auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen sowie Gutscheine.

Welche Arten von Registrierkassen gibt es?

In Österreich sind im Wesentlichen drei Systeme im Einsatz:

• Geschlossenes Kassensystem: Hardware und Software kommen vom selben Hersteller, mit eigener Genehmigung durch das Finanzamt. Laut WKO kommen dafür nur etwa zehn sehr große Unternehmen in Frage – etwa große Handelsketten.
• Offenes Kassensystem: Hardware und Software sind getrennt, meist ein Windows-Terminal mit angeschlossenem Bondrucker. Oft hohe Anschaffungskosten, Updates erfordern teilweise einen Techniker.
• Cloud-Kassensystem: Läuft im Browser oder als App auf Handy, Tablet oder Laptop – ohne lokale Installation. Die Sicherheitseinrichtung liegt in der Cloud, Daten werden mehrfach im Rechenzentrum gesichert, und Updates kommen automatisch.

Für kleine Unternehmen ist die Cloud-Variante meist am unkompliziertesten. OnlineBon ist ein solches cloudbasiertes System: Es läuft auf vorhandenen Geräten, die Sicherheitseinrichtung wird automatisch eingerichtet und Gesetzesänderungen kommen per Update.

Wann brauche ich in Österreich eine Registrierkasse?

Verpflichtend wird die Registrierkasse, sobald dein Betrieb beide Grenzen überschreitet: 15.000 € Jahresumsatz netto und 7.500 € Barumsatz netto im Jahr. Die Details zu Fristen und Ausnahmen findest du im Artikel Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?.

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