Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?

Welche zwei Grenzen sind entscheidend?

Es sind zwei Werte, und beide müssen überschritten werden:

• 15.000 € Jahresumsatz (netto, je Betrieb)
• 7.500 € Barumsatz (netto, im Jahr)

Liegt nur einer der beiden Werte darüber, besteht noch keine Kassenpflicht. Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung betrifft nur die Umsatzsteuer, nicht die Registrierkasse. Du kannst also umsatzsteuerbefreit sein und trotzdem kassenpflichtig werden.

Zählt Kartenzahlung als Barumsatz?

Ja – und das überrascht viele. Zu den Barumsätzen zählen auch Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte vor Ort sowie ausgegebene Gutscheine und Bons.

Nicht als Barumsatz gelten dagegen Online-Banking-Überweisungen, PayPal, Einziehungsaufträge sowie Verrechnungs- oder Orderschecks. Eine Überweisung, die dein Kunde später von zuhause tätigt, zählt also nicht mit.

Ab welchem Tag genau gilt die Pflicht?

Du musst die Kasse nicht am selben Tag haben, an dem du die Grenze überschreitest. Es gibt eine viermonatige Schonfrist – und die hängt davon ab, wie oft du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung (UVA) machst.

Beispiel: Du überschreitest am 12. Mai beide Grenzen.

• Monatliche UVA: Die Kasse muss spätestens am 1. September im Einsatz sein.
• Quartals-UVA: Die Kasse muss ab 1. Oktober laufen.
• Kleinunternehmer ohne UVA: Es gilt die normale 4-Monats-Schonfrist.

Du hast also rund drei bis vier Monate Zeit, um die Kasse einzurichten und bei FinanzOnline anzumelden.

Und wenn du die Grenze nur einmal überschreitest? Dann gilt die Kassenpflicht für alle folgenden Geschäftsjahre. Unterschreitest du die Grenzen im nächsten Jahr wieder und ist absehbar, dass das so bleibt, fällt die Pflicht ab dem darauffolgenden Jahr wieder weg.

Gibt es Ausnahmen?

Ja, ein paar wichtige:

• Kalte-Hände-Regelung (Umsätze im Freien): Seit 1. Jänner 2026 gilt hier eine Grenze von 45.000 € netto – angehoben von zuvor 30.000 €. Bis zu diesem Betrag darfst du die Tageslosung per Kassasturz ermitteln. Das betrifft z.B. Marktstände, Foodtrucks oder Verkaufsstände auf öffentlichen Plätzen. Diese Grenze gilt nur für die Umsätze im Freien, nicht gesamtbetrieblich.
• Mobile Dienstleister: Mobile Berufe wie mobile Friseure, Masseure oder Fremdenführer dürfen ihre Barumsätze nach Rückkehr in den Betrieb ohne unnötigen Aufschub in der Kasse erfassen. Der Kunde muss aber sofort vor Ort einen Papierbeleg bekommen.
• Hütten, Buschenschanken, Vereinskantinen: Auch für Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten sowie Buschenschanken mit maximal 14 Betriebstagen gilt seit 2026 die 45.000-€-Grenze.

Muss ich auch ohne Kassenpflicht Belege ausstellen?

Ja. Das übersehen viele. Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz – egal, ob du kassenpflichtig bist oder nicht. Liegst du unter den Grenzen, darfst du den Beleg händisch mit einem Kassenblock mit fortlaufender Nummer schreiben. Bist du kassenpflichtig, muss der Beleg aus der Registrierkasse kommen.

Was passiert, wenn ich keine Kasse habe, obwohl ich müsste?

Besteht Registrierkassenpflicht und du verwendest keine Kasse oder eine ohne technische Sicherheitseinrichtung, ist das eine Finanzordnungswidrigkeit und wird mit einer Geldstrafe bis zu 5.000 € geahndet. Dazu kommt im Regelfall eine Umsatzschätzung durch das Finanzamt – die selten zu deinen Gunsten ausfällt. WKO

Du bist über der Grenze? So startest du sofort

Wenn dein Betrieb beide Grenzen überschreitet, brauchst du eine RKSV-konforme Registrierkasse mit Signatur, DEP-Protokoll und FinanzOnline-Anbindung. OnlineBon ist schnell startklar – die Signatur ist gratis und die Anmeldung läuft in 5 min automatich.