Welche Kassensysteme sind ideal für kleine Unternehmen in Österreich?

Welche Arten von Kassensystemen gibt es?

Grob drei:

• PC- oder Hardware-Kassen: Fix installierte Geräte mit eigener Software. Hohe Anschaffung, oft an einen Anbieter gebunden.
• Cloud-Kassen: Laufen im Browser oder als App auf Tablet, Handy oder Laptop. Du brauchst nur Internet.
• Reine Smartphone-Apps: Für mobile Dienstleister – Friseur:innen, Masseur:innen, Handwerker.

Für die meisten Kleinunternehmer in Österreich reicht eine Cloud-Kasse vollkommen.

Worauf solltest du beim Vergleich achten?

Diese sechs Punkte vor dem Vertrag checken:

• RKSV-konform inklusive Signatur: Pflicht. Manche Anbieter rechnen das Signatur-Zertifikat extra ab. Bei OnlineBon ist es aktuell gratis.
• Wie schnell bist du startklar? Gute Cloud-Kassen sind in 5–15 Minuten einsatzbereit. Bei Hardware-Kassen dauert die Einrichtung Tage.
• Ist das digitale Kassabuch inkludiert? Ohne Kassabuch wird die Buchhaltung mühsam. Bei OnlineBon ist es gratis dabei und exportiert mit einem Klick als PDF für den Steuerberater.
• Wie integriert ist die Kartenzahlung? Wenn du den Betrag nach jedem Bon ins Terminal tippst, sammelst du Fehler. Bei OnlineBon wird der Betrag automatisch ans SumUp-Terminal übergeben.

Was kostet ein Kassensystem in der Praxis?

Realistische Spannen am österreichischen Markt:

• Hardware-Kasse: 800–2.500 € einmalig, plus 30–80 € monatlich für Software und Support. Signatur-Zertifikat oft extra.
• Cloud-Kasse (Standardmarkt): 25–40 € pro Monat, Signatur teilweise extra.
• OnlineBon (Wien): 19,90 € netto/Monat bei jährlicher Zahlung oder 24,90 € bei monatlicher. Inklusive Signatur (Wert 80 €), digitalem Kassabuch, Kundendatenbank und Support aus Österreich.

Konkretes Beispiel: Ein Friseur mit zwei Stühlen kommt mit OnlineBon auf rund 20 € im Monat – vollständig RKSV-konform und mit Kassabuch. Eine vergleichbare Hardware-Lösung von einem klassischen Anbieter liegt bei ca. 1.200 € Anschaffung plus 50 € monatlich.

Wie viel sparst du bei Kartenzahlungen wirklich?

Die meisten Kleinunternehmer in Österreich nehmen heute mehr Karten- als Barzahlungen an. Hier rechnet sich die Kasse leise mit.

Rechenbeispiel: 5.000 € Kartenumsatz pro Monat.

• SumUp-Standardtarif (1,39 %): 69,50 € Gebühren pro Monat = 834 € im Jahr
• OnlineBon + SumUp (1,09 %): 54,50 € Gebühren pro Monat = 654 € im Jahr
• Ersparnis: 180 € pro Jahr – das deckt fast deine komplette Lizenzgebühr.

Der Tarif von 1,09 % gilt für alle Debit- und Kreditverbraucherkarten im EWR-Raum, exklusiv über die offizielle Partnerschaft zwischen OnlineBon und SumUp. Bei höheren Kartenumsätzen wächst der Vorteil mit.

Cloud-Kasse oder Hardware-Kasse – was passt zu wem?

Cloud-Kasse macht Sinn für:

• Friseur:innen, Kosmetik, Nagelstudio, Massage, Physio
• Kleine Cafés, Imbisse, Foodtrucks
• Marktstandler und mobile Dienstleister
• Handwerker mit gelegentlichen Barzahlungen
• Einzelhandel und KFZ-Werkstätten mit ein bis drei Arbeitsplätzen

Klassische Hardware-Kasse kann passen für:

• Größere Gastronomie mit Bonküche und mehreren Stationen
• Handelsbetriebe mit komplexem Lager und Warenwirtschaft
• Standorte mit dauerhaft instabilem Internet