Registrierkassenpflicht in Österreich – Was sollen Unternehmen beachten!

Wann wurde die Registrierkassenpflicht eingeführt?

Seit 1.4.2017 muss jede Registrierkasse über eine manipulationssichere, technische Sicherheitseinrichtung verfügen, um Rechnungen mit elektronischer Signatur erstellen zu können. Die Registrierkassenpflicht betrifft jedes österreichische Unternehmen mit Bar-Umsätzen über einer bestimmten Umsatzgrenze.

Wen betrifft die Registrierkassenpflicht?

Alle Unternehmer in Österreich, die mit Bargeld ihre Einnahmen erwirtschaften, fallen in die Registrierkassenpflicht. Als Bargeld gelten dabei nicht nur Euroscheine, sondern auch Kreditkartenzahlungen, Bankomat-Zahlungen oder auch Einnahmen mit Gutscheinen.  Allerdings gibt es Umsatzgrenzen, ab wann man eine Kasse einsetzen muss.

Ab wann gilt für Unternehmen in Österreich die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht-Umsatzgrenze gilt ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro sowie Bar-Umsätzen über 7.500 Euro im Jahr. Es müssen beide Grenzen überschritten werden, damit du Registrierkassen pflichtig bist. Als Barumsatz zählen auch Bankomatkarten Zahlungen sowie Kreditkarten Zahlungen.

Keine Registrierkassenpflicht bei weniger als 15.000 Euro Umsatz und 7.500 Euro Barumsatz!

Hat ein Betrieb 15.000 Euro Nettoumsatz erreicht, aber der Barumsatz ist niedriger als 7.500 Euro netto, so besteht keine Registrierkassenpflicht.
Ist der Barumsatz höher als 7.500 Euro netto, jedoch wird der Jahresumsatz von 15.000 Euro netto nicht überschritten, so besteht ebenfalls keine Registrierkassenpflicht.

Bei Überschreitung der Umsatzgrenzen besteht die Registrierkassenpflicht ab Beginn des viert folgenden Monats. Werden die Umsatzgrenzen im März überschritten, muss ab dem 1. Juli der Unternehmer ein Kassensystem haben.

Die Belegerteilungspflicht besteht weiterhin für jeden Unternehmer!

Die wichtigsten Beleg-Merkmale

  • Name und Anschrift des Unternehmens, der die Rechnung ausstellt
  • Datum
  • UID-Nummer
  • Fortlaufende Nummer
  • Menge mit der handelsüblichen Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
  • Betrag
  • Steuersatz und Steuerausweis

Diese Kriterien sind seit 1.4.2017 für eine Registrierkassen-Rechnung wichtig:

  • Kassen-Identifikationsnummer
  • Uhrzeit
  • Beträge nach Steuersätzen
  • QR-Code

Registrierkasse für Österreichs Unternehmer
Warum benötigt die Rechnung eine Signatur?

Eine Registrierkasse muss seit dem 1.4.2017  signierte Belege erstellen können. Die Kasse muss somit seit diesem Datum die Manipulationssicherheit garantieren. Mit einer Signaturerstellungseinheit und einem privaten Schlüssel werden die essenziellen Daten eines Beleges verschlüsselt. Dies gewährleistet den Manipulationsschutz der Registrierkasse. Die Signaturerstellungseinheit benötigt ein Zertifikat, welches für das Unternehmen ausgestellt wird.  Im Signaturzertifikat wird die UID oder Steuernummer hinterlegt. Das für die Kasse passende Zertifikat wird meist vom Kassenhersteller angeboten oder gratis zur Verfügung gestellt. Bei der OnlineBon.at Registrierkasse ist dieses Zertifikat für die Signierung bereits im Preis inkludiert.

Wozu dient der QR-Code auf der Rechnung einer Registrierkasse?

Im QR-Code sind die wichtigsten Rechnungsinhalte, der Umsatzzähler sowie ein Verweis auf die letzte Rechnung gespeichert. Der Umsatzzähler ist wiederum eine Summe über die Barzahlungsbeträge aller bereits ausgestellten Belege. Im aktuellen Beleg ist ein Verweis auf den letzten erstellten Beleg. Dadurch entsteht eine Verkettung der Belege und die Belege können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
Die Inhalte des QR-Codes werden mit dem privaten Schlüssel verschlüsselt. Diese Inhalte wie z. B. der Umsatzzähler können nur durch den Finanzbeamten ausgelesen werden. Dieser Schlüssel wird bei der Registrierung der Kasse in FinanzOnline hinterlegt. Bei online basierten Registrierkassen wie OnlineBon.at wird die Registrierkasse mit einem Registrierkassen Webservice Benutzer automatisch bei FinanzOnline aktiviert werden.

Was muss, die Kasse können, damit sie Registrierkassen konform ist?

Diese Punkte muss eine Registrierkasse erfüllen, damit sie Registrierkassen konform ist:

  • Datenerfassungsprotokoll (auch Kassenjournal genannt)
  • Signaturerstellungseinheit
  • Signaturzertifikat registriert auf den Unternehmer
  • Signierter Startbeleg
  • Signierte Rechnungen
  • Signierte Monatsbelege
  • Signierte Jahresbelege
  • Exportfunktion des Datenerfassungsprotokolls im von Finanzamt vorgesehenen JSON-Format
  • Erstellung eines NULL-Euro Beleges bei einer Finanzprüfung

Gibt es Ausnahmen für die Registrierkassenpflicht?

Umsätze die im Freien generiert werden, gilt eine Umsatzgrenze von 30.000 Euro netto. ACHTUNG – das gilt, nur wenn alle Umsätze  im Freien erwirtschaftet werden.  Wird nur 1 Euro in geschlossenen Räumen generiert, gilt diese Ausnahme nicht.

Was ist das Datenerfassungsprotokoll?

Im Datenerfassungsprotokoll sind alle wesentlichen Inhalte der erstellten Belege gespeichert. Das Format des Datenerfassungsprotokolls ist genau definiert und hat einen vorgegebenen Aufbau. Dieses Protokoll läuft automatisch mit. Bei einer Finanzkontrolle benötigt der Finanzbeamte das Datenerfassungsprotokoll in einem vorgegebenen Format. Registrierkasse für Ipad kostenlos testen