Österreichische Unternehmen, die Bargeld annehmen, müssen seit 1.4.2017 eine Registrierkasse führen. In unserem Blogbeitrag beantworten wir alle wichtigen Fragen rund um die Registrierkasse und die gesetzlichen Vorgaben.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein technisches Gerät zur Erfassung von Waren oder Dienstleistungen im Verkauf. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil im Handel, beim Friseur oder in der Gastronomie und dient zur Ausstellung von Belegen sowie zur Erfassung der Einnahmen. Durch eine Registrierkasse lassen sich Fehler bei der Abrechnung vermeiden und die Buchhaltung vereinfachen. Eine Kasse wird auch als elektronische Registrierkasse oder auch POS (Point of Sale) bezeichnet.
Wie funktioniert eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse wurde ursprünglich als Schutz vor Diebstahl eigener Mitarbeiter entwickelt. Moderne Kassen haben viele weitere Aufgaben und Prozesse übernommen und sind die Kommandozentrale eines Unternehmers. Sie helfen bei der Erfassung, Abwicklung und Nachbearbeitung von Geschäftsabläufen, verwalten Kunden, und kümmern sich um die Buchhaltung.
Ein Kassensystem erfasst Produkte oder Dienstleistungen für die Abrechnung und erstellt einen Beleg. Auf dem Kassenbeleg wird automatisch die MwSt., das Wechselgeld sowie die Rechnungssumme berechnet. Außerdem helfen Tagesabschlüsse den Unternehmern bei der Abrechnung und vereinfachen so den Buchhaltungsprozess.
Moderne cloudbasierte Registrierkassen haben viele weitere Funktionen die Unternehmen bei der täglichen Arbeit unterstützen. Ein Beispiel dafür ist eine digitale Kassenbuchführung. Tagesabschlüsse werden dabei automatisch in das Kassenbuch gebucht und müssen nicht mehr händisch in ein Excel eingetragen werden.
Es gibt drei wesentliche Kassenarten, die aktuell in Österreich im Einsatz sind.
Geschlossenes Kassensystem
Ein geschlossenes Kassensystem kann nur von großen Handelsketten eingesetzt wie Billa, Hofer und Co. Laut WKO können schätzungsweise nur 10 Unternehmen von dieser Sonderregelung profitieren. Bei einem geschlossenen Kassensystem ist die Hardware und die Software von einem Hersteller. Durch hohe Sicherheitsstandards bei so einem System ist keine Sicherheitseinrichtung notwendig. Diese muss aber ein Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungs- und Kassensystem vereinen und muss gesondert vom Finanzamt genehmigt werden.
Offenes Kassensystem
Bei einem offenen Kassensystem ist die Hardware und Software unabhängig. Ein offenes Kassensystem basiert oft auf einem Windows Terminal mit einem angeschlossenen POS Drucker. So eine Registrierkasse ist meist mit hohen Start-Investitionen da PC Kassenhersteller die Software in Kombi mit teurer Hardware anbieten. Software-Updates sind teilweise kompliziert, erfordern einen Techniker, der extra verrechnet wird.
Cloud Kassensystem
Cloudbasierte Registrierkassen wie OnlineBon, funktionieren auf jedem Gerät und erfordern keine lokale Installation. Eine online Registrierkasse hat den Vorteil, dass z.B. der Umsatz jederzeit auch im Urlaub vom Unternehmer kontrolliert werden kann. Wenn die Hardware defekt ist, dann kann man sofort auf einem neuen Gerät weiter Rechnungen erstellen. Die Installation der Sicherheitseinrichtung erfolgt automatisch und erfordert keine zusätzliche Hardware (Smartcard) da die Sicherheitseinrichtung in der Cloud ist. Alle Daten werden dabei mehrfach (redundant) im Rechenzentrum gesichert. Durch die Mehrfachsicherung sind cloudbasierte Kassen sicherer als PC-Kassen. Für die cloudbasierten Registrierkassen fällt eine monatliche Gebühr an.
Ab wann braucht man eine Registrierkasse?
Für Unternehmer in Österreich ist eine Registrierkasse verpflichtend:
- bei einem Jahresumsatz 15000 € sowie,
- wenn die Barumsätze größer als 7500 € sind.
Werden beide Grenzwerte überschritten, muss das Unternehmen eine Registrierkasse für die Erfassung der Barumsätze verwenden. Als Barumsatz gelten auch Bankomat- & Kreditkarten sowie Gutscheine. Überweisungen und Online Zahlungen fallen nicht unter die RKSV.
Eine Sonderregel ist die sogenannte “Kalte-Händeregelung“ für Umsätze die nur im Freien erwirtschaftet werden. Bei dieser Sonderregelung ist die Umsatzgrenze bei 30000 €. Erwirtschaftet man nur 1 € zusätzlich in einem Geschäft gilt die Kalte-Händeregelung nicht mehr.
Wann muss eine Registrierkasse zum ersten Mal aktiviert werden?
Die Registrierkassenpflicht beginnt ab dem Zeitpunkt, wenn beide Umsatzgrenzen überschritten wurden. Bei Überschreitung besteht noch eine 4-monatige Schonfrist. Würde ein Unternehmen die Grenze am 12. Mai überschreiten so muss spätestens am 1. September eine Kasse im Einsatz sein bei einer monatlichen Umsatzsteuer Voranmeldung. Wenn die Umsatzsteuer-Voranmeldung pro Quartal gilt, dann würde die Registrierkassenpflicht ab dem Start des nächsten Quartals gelten, also in dem Beispiel am 1. Oktober. Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung, gilt die normale Schonfrist von 4 Monaten.
Wird die Grenze nur einmal überschritten im Geschäftsjahr, dann gilt die Registrierkassenpflicht für alle folgenden Geschäftsjahre. Werden im nächsten Jahr die Umsatzgrenzen wieder unterschritten so fällt die Registrierkassenpflicht ab dem übernächsten Geschäftsjahr wieder.
Wer braucht eine Kasse?
Alle österreichischen Unternehmer so fern sie einen Netto-Jahresumsatz von 15.000 € überschreiten sowie einen Barumsatz von 7500 € erzielt wird.
Branchen wie z. B. Friseure, Masseure, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Notare und Anwälte, Landwirtschaftsbetriebe, Handel, Gastronomie u. v. m. müssen eine Registrierkasse bei Überschreitung der Grenzen einsetzen.
Eine Förderung für eine Anschaffung eine Registrierkasse gab es nur zwischen 1.1.2017 und 31.03.2017 mit dem Formular E108c. Darüber hinaus gab es keine Möglichkeit eine Neuanschaffung zu fördern.
Was muss, eine Registrierkasse ab 2016 können?
Die Registrierkassenpflicht wurde auf den 1.4.2017 verschoben. Ab 1.4.2017 ist die Registrierkassenverordnung kurz RKSV in kraft getreten. Elektronische Kassensysteme müssen nun mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung dient als Manipulationsschutz für die gespeicherten Rechnungsdaten im Kassensystem. Mit dem QR-Code auf einer Rechnung kann man eine Kasse mit Manipulationsschutz erkennen. Im QR-Code ist eine individuelle Signatur die eine Verkettung der Umsätze beinhaltet. Bei einer Unterbrechung dieser Verkettung, würde somit eine Manipulation der Kasse sofort auffallen.
Die Sicherheitseinrichtung kann mittels einer Signaturkarte oder auch einer cloudbasierten Sicherheitseinrichtung eingerichtet werden. Signaturkarten werden oft bei Hardware Kassen verwendet die keine Internetanbindung haben. Die cloudbasierte Sicherheitseinrichtung hat den Vorteil, dass keine Installation beim Unternehmen in der Kasse notwendig ist. Ein technischer Ausfall ist aufgrund von redundanter Systeme faktisch unmöglich. Bei OnlineBon wird eine cloudbasierte Sicherheitseinrichtung sofort und vollautomatisch nach Aktivierung eingerichtet. Nach Eingabe eines sogenannten Registrierkassen Webservice Benutzers, wird die Sicherheitseinrichtung im Finanzonline hinterlegt.
Ein Kassensystem muss sowohl die RKSV entsprechen, als auch der Kassenrichtlinie 2012.
Was muss auf dem Beleg stehen?
Seit 1.4.2017 müssen Belege einer Registrierkasse folgende Merkmale beinhalten:
- Firmenname und Adresse des Unternehmens
- UID, falls vorhanden
- Name der Leistung oder Produktes
- Menge der Leistung oder Produktes
- Rechnungsnummer zur genauen Identifizierung des Geschäftsvorfalls
- Ausstellungsdatum
- Betrag der Barzahlung
- Kassenidentifikationsnummer
- Betrag der Barzahlung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- QR-Code
