Einnahmen-Ausgaben-Rechnung einfach erklärt mit Excel-Vorlage

Als Kleinunternehmer:in oder Selbstständige:r in Österreich stehst du häufig vor der Herausforderung, deinen Gewinn korrekt und rechtskonform zu ermitteln – und das ohne umfangreiche buchhalterische Vorkenntnisse. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A-Rechnung) bietet eine bewährte und praktikable Methode, mit der gerade kleine Unternehmen und Einzelunternehmer:innen ihre Buchhaltung einfach, transparent und effizient führen können.

In diesem umfassenden Komplettguide vermitteln wir fundiertes Wissen, basierend auf österreichischer Gesetzgebung und praktischer Erfahrung aus der Begleitung von Kleinunternehmen. Mit praxisnahen Tipps und konkreten Anwendungsbeispielen zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du deine Zahlen korrekt erfasst und so deinen steuerlichen Gewinn zuverlässig bestimmst – ohne komplizierte Fachbegriffe und mit vollem Verständnis.

Dieser Artikel richtet sich insbesondere an Selbstbuchhalter:innen, Ein-Personen-Unternehmen sowie Gründer:innen in Österreich, die ihre Finanzen eigenständig und sicher im Griff behalten wollen. Erfahre, wie du deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sauber organisierst, Zeit einsparst und Risiken bei Betriebsprüfungen minimierst.

Grundlagen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (kurz E/A-Rechnung) ist eine gesetzlich anerkannte, vereinfachte Form der Gewinnermittlung, die speziell für kleine Unternehmen und Freelancer:innen in Österreich entwickelt wurde. Statt einer komplexen doppelten Buchführung wird hier der Gewinn anhand der tatsächlichen Zahlungsflüsse ermittelt: Du erfasst alle eingegangenen Einnahmen und ziehst die betrieblichen Ausgaben ab.

Im Gegensatz zur Bilanzierung mit Inventur und Rückstellungen konzentriert sich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausschließlich auf die tatsächlichen Geldbewegungen. Diese Systematik entspricht dem sogenannten Zahlungsflussprinzip und erleichtert die tägliche Buchführung erheblich.

Vorteile der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aus Sicht von Expert:innen:

1. Einfache Handhabung: Geringere theoretische Vorkenntnisse nötig, ideal für Einsteiger:innen und Selbstbuchhalter:innen
2. Transparenz: Klare Zuordnung von Einnahmen und Ausgaben anhand zahlungswirksamer Geschäftsvorfälle
3. Kostenersparnis: Reduzierte Ausgaben für externe Steuerberatung durch einfache Eigenverwaltung sind möglich, abhängig von den individuellen Umständen
4. Rechtssicherheit: Vollständige Anerkennung durch das österreichische Finanzamt gemäß §4 Abs. 3 EStG

Diese Methode ermöglicht eine schnelle, nachvollziehbare Gewinnermittlung – ein entscheidender Vorteil für die Liquiditätssteuerung und Steuererklärung.

Expertenhinweis: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist besonders für Betriebe ohne großes Anlagevermögen sowie ohne komplexe Lagerhaltung geeignet. Für Unternehmen, die die Umsatzgrenze überschreiten oder inventurpflichtige Wirtschaftsgüter besitzen, ist die doppelte Buchführung vorgeschrieben.

Rechtliche Rahmenbedingungen in Österreich

Aus rechtlicher Perspektive ist die Einhaltung bestimmter gesetzlicher Vorgaben essenziell, um mit der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung finanziell und steuerlich auf der sicheren Seite zu sein:

• Umsatzgrenzen und Buchführungspflicht: Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG) dürfen die E/A-Rechnung nutzen, solange keine Buchführungspflicht nach UGB besteht. Die Buchführungspflicht entsteht, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren jeweils über 700.000 Euro liegt (gilt ab dem übernächsten Jahr) oder einmalig 1.000.000 Euro überschritten wird (gilt ab dem Folgejahr). Freie Berufe wie Ärzte, Rechtsanwälte, Notare oder Künstler dürfen unabhängig vom Umsatz immer die E/A-Rechnung verwenden. Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, GmbH & Co KG) müssen immer doppelt buchen.
• Fristen und Einreichungen: Bei elektronischer Abgabe über FinanzOnline hast du bis 30. Juni des Folgejahres Zeit. Wenn du Papierformulare verwendest, verkürzt sich die Frist auf 30. April. Bei Steuerberater-Vertretung können längere Fristen gelten. Verspätete Abgaben können mit einem Zuschlag von bis zu 10% der Steuerschuld sanktioniert werden.
• Geltungsbereich für Ein-Personen-Unternehmen: Für Solo-Selbstständige ohne inventurpflichtige Vermögenswerte ist die E/A-Rechnung eine praktikable Lösung, um den organisatorischen Aufwand gering zu halten.
• Dokumentationspflicht: Alle Belege müssen ordnungsgemäß aufbewahrt und bei Bedarf vorgelegt werden können. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt 7 Jahre.

Diese Rahmenbedingungen basieren auf den aktuellen österreichischen Steuervorschriften und sichern deine Buchhaltung gegenüber finanziellen Prüfern ab.

Quellenhinweis: Wirtschaftskammer Österreich (WKO), Bundesabgabenordnung (BAO), Einkommensteuergesetz (EStG)

Typische Einnahmen- und Ausgabenarten

Die korrekte und vollständige Kategorisierung deiner Einnahmen und Ausgaben ist für die Genauigkeit deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung fundamental. Nach langjähriger Praxis in der Buchhaltungsberatung für Kleinunternehmer:innen empfehlen wir den folgenden systematischen Überblick zum Einstieg:

Typische Einnahmenarten:

• Verkaufserlöse aus Waren und Produkten
• Einnahmen für erbrachte Dienstleistungen
• Weitere betriebliche Einnahmen wie Provisionen, Vermietungen oder Nebenverdienste

Typische Ausgabenarten:

• Büromaterialien (Papier, Druckerpatronen, sonstige Verbrauchsmaterialien)
• Miete für Geschäfts- oder Büroräume bzw. Co-Working-Spaces
• Betriebskosten (Strom, Internet, Telefon)
• Fahrt- und Reisekosten, Bewirtungskosten (unter Berücksichtigung steuerlicher Richtlinien)
• Sofort abziehbare Investitionen – beachte die korrekte Behandlung von Abschreibungen bei langlebigen Wirtschaftsgütern

Eine strukturierte Kategorisierung erleichtert das Erfassen, Auswerten und die spätere Steuerprüfung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Vorbereitung und korrekte Dokumentation der Belege

Aus langjähriger Erfahrung im Bereich Selbstbuchhaltung wissen wir, dass die sorgfältige Belegführung die Grundvoraussetzung für eine prüfungssichere Buchhaltung ist. Dabei gelten folgende Empfehlungen:

Welche Belege sind nötig?

Sammle alle Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge und Kassenbelege, die deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben dokumentieren. Elektronische Belege sind akzeptiert, sofern sie revisionssicher archiviert werden (z. B. PDF mit qualifizierter elektronischer Signatur oder anderen gesetzlich zulässigen Methoden).

Aufbewahrungsfristen beachten:

Geschäftsunterlagen sind in Österreich gesetzlich mindestens sieben Jahre aufzubewahren. Nutze ein geordnetes Ablagesystem – analog oder digital –, um bei Prüfungen schnell und unkompliziert Dokumente vorlegen zu können.

Praktische Empfehlung: Digitale Ordnerstrukturen in Cloud-Lösungen (z. B. verschlüsselte Ablagen) bieten hohe Sicherheit und einfachen Zugriff. Prüfe jedoch die Einhaltung aller Datenschutzbestimmungen und wähle vertrauenswürdige Anbieter.

Erfassung der Einnahmen und Ausgaben

Bei der praktischen Buchung stehen folgende Punkte im Fokus:

Zahlungsflussprinzip beachten:

Verbuche Einnahmen und Ausgaben jeweils in dem Monat, in dem die Zahlung tatsächlich erfolgt ist, nicht im Monat der Rechnungsausstellung. Dies entspricht dem Grundprinzip der E/A-Rechnung und erleichtert die Liquiditätsübersicht erheblich.

Einnahmen über Registrierkasse erfassen:

Für Betriebe mit Bargeldumsätzen ist eine RKSV-konforme Registrierkasse Pflicht. Diese erfasst automatisch alle Einnahmen und erstellt gesetzeskonforme Belege. Die Kassendaten bilden die Grundlage für die Einnahmen-Seite deiner E/A-Rechnung.

Ausgaben mit digitalem Kassabuch dokumentieren:

Neben den Einnahmen aus der Registrierkasse müssen alle betrieblichen Ausgaben erfasst werden. Ein digitales Kassabuch ist hierfür die ideale Lösung:

• Bargeld-Ausgaben: Entnahmen aus der Kassa für Büromaterial, Porto, kleinere Anschaffungen
• Bankbuchungen: Miete, Versicherungen, größere Anschaffungen
• Privatentnahmen: Klar getrennt von betrieblichen Ausgaben

Nutze strukturierte Vorlagen (falls du manuell arbeitest):

Erprobte Excel-Vorlagen enthalten standardisierte Kategorien, automatische Summenbildungen und Plausibilitätschecks. Solche Tools sind aus unserer Erfahrung essenziell, um Fehler zu reduzieren und die Auswertung zu beschleunigen.

Gewinnberechnung und Interpretation

Der Gewinn ergibt sich einfach aus der Differenz zwischen den Einnahmen und Ausgaben:

Gewinn = Summe Einnahmen – Summe Ausgaben

Ein negatives Ergebnis muss nicht zwingend alarmieren: Oft entstehen Verluste in der Gründungsphase durch hohe Anlaufkosten oder saisonal bedingte Umsatzschwankungen. Es ist jedoch wichtig, solche Ergebnisse genau zu beobachten und in der Liquiditätsplanung zu berücksichtigen, um Zahlungsengpässe zu vermeiden.

Tipp: Halte deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung möglichst aktuell (monatliche Aktualisierung). So behältst du jederzeit den Überblick und kannst bei Bedarf zügig steuerliche oder wirtschaftliche Entscheidungen treffen.

Tipps zur Fehlervermeidung und Plausibilitätsprüfung

Fehler in der Buchhaltung wirken sich nicht nur auf die steuerliche Bewertung aus, sondern können auch bei Betriebsprüfungen zu Unstimmigkeiten führen. Um dies zu vermeiden, beachte:

• Erfasse alle Belege zeitnah und vollständig – verlasse dich nicht nur auf Erinnerungen
• Verwende standardisierte und geprüfte Vorlagen
• Kontrolliere deine Buchungen regelmäßig auf Doppelerfassungen oder fehlende Posten
• Vergleiche Summen mit Kontoauszügen und Kassenbüchern (Stichprobenkontrollen)
• Nutze Checklisten, um Vollständigkeit, richtige Steuersätze und korrekte Kategorisierung zu prüfen

Durch diese systematische Vorgehensweise stellst du eine prüfungssichere Buchhaltung sicher und minimierst das Risiko von Nachforderungen.

Vorlagen und Tools für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Excel-Vorlagen – Kostenlos & praktisch

Für die manuelle Erfassung deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bieten wir dir eine kostenlose interaktive Vorlage an.

Unsere kostenlose E/A-Rechnung Vorlage:

✅ Automatische Berechnung von USt und Brutto-Beträgen
✅ Getrennte Erfassung von Einnahmen und Ausgaben
✅ Automatische Gewinnberechnung
✅ Export als CSV für Excel
✅ Einfache Bedienung ohne Makros

Zur kostenlosen E/A-Rechnung Vorlage →

Die WKO informiert ausführlich über die E/A-Rechnung und die rechtlichen Anforderungen.

Wichtiger Hinweis: Excel-Vorlagen erfordern manuelle Eingabe und bieten keine automatische Verknüpfung zwischen Registrierkasse (Einnahmen) und Kassabuch (Ausgaben). Du musst beide Bereiche separat pflegen und zusammenführen.

Alternative: Digitale Komplettlösung

Statt zwei getrennte Systeme (Kasse + Excel) zu führen, kombiniert OnlineBon Registrierkasse und Kassabuch in einem Tool:

• Einnahmen aus der RKSV-Kasse automatisch erfasst
• Ausgaben im integrierten Kassabuch dokumentiert
• E/A-Rechnung wird automatisch erstellt
• Nur € 19,90/Monat statt mühsamer manueller Arbeit

Hinweis: Für den Einstieg und sehr kleine Betriebe ohne Kasse sind kostenfreie Excel-Vorlagen ausreichend. Sobald du eine Registrierkasse nutzt oder dein Geschäft komplexer wird, spart eine digitale Lösung erheblich Zeit.

Digitale Buchhaltungstools versus klassische Vorlagen – Praktischer Überblick

Der große Unterschied zwischen manuellen Vorlagen und digitalen Lösungen wird besonders bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung deutlich:

Manuelle Excel-Lösung:

• ❌ Einnahmen aus Registrierkasse müssen manuell übertragen werden
• ❌ Ausgaben müssen separat erfasst und eingegeben werden
• ❌ Zwei getrennte Systeme (Kasse + Excel) müssen synchronisiert werden
• ❌ Fehleranfällig bei manueller Übertragung
• ❌ Zeitaufwändig – ca. 2-3 Stunden pro Monat

Digitale Komplettlösung (z.B. OnlineBon):

• ✅ Einnahmen werden automatisch aus der RKSV-Kasse übernommen
• ✅ Ausgaben werden im integrierten digitalen Kassabuch erfasst
• ✅ E/A-Rechnung wird automatisch erstellt – Einnahmen und Ausgaben zusammengeführt
• ✅ Automatische Summenbildung und Plausibilitätsprüfung
• ✅ Export für Steuerberater mit einem Klick
• ✅ Zeitersparnis – ca. 15 Minuten pro Monat

Konkrete Vorteile einer integrierten Lösung:

Für Einnahmen:

• RKSV-konforme Registrierkasse mit automatischer Signatur
• Alle Belege digital gespeichert
• Tagesumsätze automatisch in E/A-Rechnung übernommen

Für Ausgaben:

• Digitales Kassabuch für Bargeld-Ausgaben

Zusammenführung:

• Automatische Berechnung: Einnahmen – Ausgaben = Gewinn
• Monatsabschlüsse auf Knopfdruck
• Übersicht über Bargeldbestand jederzeit verfügbar

Warum OnlineBon besonders für E/A-Rechnung geeignet ist:

OnlineBon wurde speziell für österreichische Kleinunternehmer:innen entwickelt und deckt beide Seiten der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ab:

1. Registrierkasse = Erfassung aller Einnahmen (RKSV-konform)
2. Digitales Kassabuch = Erfassung aller Ausgaben (Bar + Bank)
3. Automatische E/A-Rechnung = Beide Seiten zusammengeführt

Preisvergleich:

• Excel-Vorlage: 0 € + 2-3h Zeitaufwand/Monat
• OnlineBon: 19,90 €/Monat + 15 Min. Zeitaufwand/Monat

Kostenlose Excel-Vorlage herunterladen →

Tips: Gerade für Ein-Personen-Unternehmen mit Registrierkasse ist die Digitalisierung der Buchhaltung ein echter Fortschritt und schont Ressourcen. Die Zeitersparnis amortisiert die Kosten bereits im ersten Monat.

Praxisbeispiele und Anwendungsfälle aus Österreich

Beispielrechnung für einen Ein-Personen-Betrieb aus Wien

Nehmen wir eine erfahrene Grafikdesignerin aus Wien als Beispiel. Im März erzielt sie folgende Zahlungseingänge und Ausgaben:

Gewinnberechnung:

• Summe Einnahmen: 4.000 €
• Summe Ausgaben: 680 €
• Gewinn: 3.320 €

Sie erfasst monatlich alle eingehenden Zahlungen und Ausgaben nach dem Zahlungsflussprinzip. So entsteht eine übersichtliche und prüfungssichere Rechnung für ihr Finanzamt – ein klares, nachvollziehbares Ergebnis, das sie selbst verwalten.

Branchen-Vergleich: Unterschiedliche Anforderungen an Vorlagen

Die Praxis zeigt verschiedene Schwerpunkte je nach Branche:

• Freiberufler:innen: Fokus auf Kosten wie Fortbildungen, Reisekosten, Software
• Handelsunternehmen: Zusätzliche Anforderungen an Wareneinsatz und Lagerbuchungen, auch innerhalb der E/A-Rechnung relevant
• Dienstleister:innen: Schwerpunkt auf Leistungsabrechnung sowie Kommunikations- und Fahrtkosten
• Gastronomie und Einzelhandel: Besondere Bedeutung der Registrierkasse und täglicher Bargeldbewegungen

Wir empfehlen, Vorlagen individuell anzupassen, um branchenspezifische Besonderheiten abzubilden und die Buchhaltung zu erleichtern.

Häufige Sonderfälle und deren Lösung

• Saisonale Einnahmen: Aufgrund des Zahlungsflussprinzips werden Einnahmen stets im tatsächlichen Zahlungsmonat verbucht, um Gewinnverzerrungen zu vermeiden
• Betriebsausgaben-Pauschalen: Für bestimmte Berufsgruppen sind Pauschalen möglich, die den Aufwand reduzieren. Informiere dich bei deiner zuständigen Kammer
• Abschreibungen: Bei größeren Investitionen ist die Verteilung der Anschaffungskosten über mehrere Jahre erforderlich. Hier empfiehlt sich die Rücksprache mit einem Steuerberater, um die korrekten Abschreibungsregeln (AfA-Tabellen) einzuhalten
• Privatentnahmen: Diese müssen klar von betrieblichen Ausgaben getrennt werden und haben keinen Einfluss auf die Gewinnermittlung

Diese praxisnahen Beispiele orientieren sich an realen Szenarien aus österreichischen Kleinbetrieben und verdeutlichen die Flexibilität der E/A-Rechnung.

FAQ – Wichtige Fragen zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Fazit und nächste Schritte

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine optimale Lösung für Kleinunternehmer:innen und Selbstständige in Österreich, die unkompliziert und rechtssicher ihren Gewinn ermitteln möchten. Mit ihr sparst du dir aufwendige Buchführung, gewinnst jederzeit Klarheit über deine finanzielle Lage und erfüllst problemlos die Anforderungen des Finanzamts.

Die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

✅ E/A-Rechnung ist für Betriebe bis 700.000 € Jahresumsatz zulässig
✅ Erfassung nach Zahlungsflussprinzip – nur tatsächliche Geldbewegungen
✅ 7 Jahre Aufbewahrungspflicht für alle Belege
✅ Abgabefrist: 30. April bzw. 30. Juni bei elektronischer Einreichung
✅ Excel-Vorlagen und digitale Tools erleichtern die Umsetzung erheblich
✅ Regelmäßige Kontrolle vermeidet Fehler bei Betriebsprüfungen

Deine nächsten Schritte:

1. Lade dir unsere kostenlose Excel-Vorlage herunter oder nutze eine digitale Lösung
2. Richte ein strukturiertes Ablagesystem für deine Belege ein
3. Erfasse deine Einnahmen und Ausgaben monatlich
4. Prüfe regelmäßig deine Buchungen auf Vollständigkeit

Mit diesen Grundlagen und den richtigen Tools wird deine Buchhaltung zum Erfolgsfaktor – einfach, schnell und zuverlässig.

Jetzt kostenlose Excel-Vorlage herunterladen →

Weiterführende Links und Ressourcen

Offizielle Stellen

• Wirtschaftskammer Österreich (WKO) – Vorlagen und Informationen
• Bundesministerium für Finanzen – Gesetzliche Grundlagen
• FinanzOnline – Elektronische Einreichung

Hilfreiche Tools

• Kostenlose E/A-Rechnung Vorlage – Interaktive Excel-Vorlage
• FinanzOnline für die elektronische Steuererklärung

Hinweis: Dieser Artikel ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung. Für komplexe Einzelfälle empfehlen wir die Konsultation eines Steuerberaters.

Quellen: Wirtschaftskammer Österreich (WKO), Bundesabgabenordnung (BAO), Einkommensteuergesetz (EStG)