Österreichische Unternehmen, die Bargeld annehmen, müssen ab gewissen Umsatzgrenzen seit 1.4.2017 eine Registrierkasse führen.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse ist ein technisches Gerät zur Erfassung von Waren oder Dienstleistungen im Verkauf. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil im Handel, beim Friseur oder in der Gastronomie und dient zur Ausstellung von Belegen sowie zur Erfassung der Einnahmen. Durch eine Registrierkasse lassen sich Fehler bei der Abrechnung vermeiden und die Buchhaltung vereinfachen. Eine Kasse wird auch als elektronische Registrierkasse oder auch POS (Point of Sale) bezeichnet.
Wie funktioniert eine Registrierkasse?
Eine Registrierkasse wurde ursprünglich als Schutz vor Diebstahl eigener Mitarbeiter entwickelt. Moderne Kassen haben viele weitere Aufgaben und Prozesse übernommen und sind die Kommandozentrale eines Unternehmers. Sie helfen bei der Erfassung, Abwicklung und Nachbearbeitung von Geschäftsabläufen, verwalten Kunden, und kümmern sich um die Buchhaltung.
Ein Kassensystem erfasst Produkte oder Dienstleistungen für die Abrechnung und erstellt einen Beleg. Auf dem Kassenbeleg werden automatisch die MwSt., das Wechselgeld sowie die Rechnungssumme berechnet. Außerdem helfen Tagesabschlüsse den Unternehmern bei der Abrechnung und vereinfachen so den Buchhaltungsprozess.
Moderne cloudbasierte Registrierkassen haben viele weitere Funktionen, die Unternehmen bei der täglichen Arbeit unterstützen. Ein Beispiel dafür ist eine digitale Kassenbuchführung. Tagesabschlüsse werden dabei automatisch in das Kassenbuch gebucht und müssen nicht mehr händisch in ein Excel eingetragen werden.
Es gibt drei wesentliche Kassenarten, die aktuell in Österreich im Einsatz sind.
Geschlossenes Kassensystem
Ein geschlossenes Kassensystem kann nur von großen Handelsketten eingesetzt werden, wie Billa, Hofer und Co. Laut WKO können schätzungsweise nur 10 Unternehmen von dieser Sonderregelung profitieren. Bei einem geschlossenen Kassensystem sind die Hardware und die Software von einem Hersteller. Durch hohe Sicherheitsstandards bei so einem System ist keine Sicherheitseinrichtung notwendig. Diese muss aber ein Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungs- und Kassensystem vereinen und muss gesondert vom Finanzamt genehmigt werden.
Offenes Kassensystem
Bei einem offenen Kassensystem sind die Hardware und die Software unabhängig. Ein offenes Kassensystem basiert oft auf einem Windows Terminal mit einem angeschlossenen POS Drucker. Eine solche Registrierkasse ist meist mit hohen Start-Investitionen da PC Kassenhersteller die Software in Kombi mit teurer Hardware anbieten. Software-Updates sind teilweise kompliziert, erfordern einen Techniker, der extra verrechnet wird.
Cloud Kassensystem
Cloudbasierte Registrierkassen wie OnlineBon, funktionieren auf jedem Gerät und erfordern keine lokale Installation. Eine Online-Registrierkasse hat den Vorteil, dass z.B. der Umsatz jederzeit auch im Urlaub vom Unternehmer kontrolliert werden kann. Wenn die Hardware defekt ist, dann kann man sofort auf einem neuen Gerät weiter Rechnungen erstellen. Die Installation der Sicherheitseinrichtung erfolgt automatisch und erfordert keine zusätzliche Hardware (Smartcard) da die Sicherheitseinrichtung in der Cloud ist. Alle Daten werden dabei mehrfach (redundant) im Rechenzentrum gesichert. Durch die Mehrfachsicherung sind cloudbasierte Kassen sicherer als PC-Kassen. Für die cloudbasierten Registrierkassen fällt eine monatliche Gebühr an.
Ab wann benötigt man eine Registrierkasse?
Für Unternehmer in Österreich ist eine Registrierkasse verpflichtend:
- bei einem Jahresumsatz von 15 000 € sowie,
- wenn die Barumsätze größer als 7500 € sind.
Werden beide Grenzwerte überschritten, muss das Unternehmen eine Registrierkasse für die Erfassung der Barumsätze verwenden. Als Barumsatz gelten auch Bankomat- und Kreditkarten sowie Gutscheine. Überweisungen und Online Zahlungen fallen nicht unter die RKSV.
Eine Sonderregel ist die sogenannte „Kalte-Hände-Regelung“ für Umsätze, die ausschließlich im Freien erwirtschaftet werden – etwa auf Märkten, Straßen oder öffentlichen Plätzen. Seit 1. Jänner 2026 liegt die Umsatzgrenze hier bei 45.000 € netto (zuvor 30.000 €). Bis zu diesem Betrag darf die Tageslosung mittels Kassasturz ermittelt werden. Wichtig: Diese Grenze gilt nur für die Umsätze im Freien, nicht für den gesamten Betrieb. Dieselbe 45.000-€-Grenze gilt seit 2026 auch für Alm-, Berg-, Ski- und Schutzhütten sowie für Buschenschanken mit maximal 14 Betriebstagen im Jahr.
Wann muss eine Registrierkasse zum ersten Mal aktiviert werden?
Die Registrierkassenpflicht beginnt ab dem Zeitpunkt, an dem beide Umsatzgrenzen überschritten wurden. Danach besteht noch eine viermonatige Schonfrist, bis die Kasse im Einsatz sein muss. Würde ein Unternehmen die Grenze am 12. Mai überschreiten, so muss bei monatlicher Umsatzsteuer-Voranmeldung spätestens am 1. September eine Kasse laufen. Gilt die Umsatzsteuer-Voranmeldung pro Quartal, beginnt die Pflicht mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Quartals, in dem die Grenze überschritten wurde – im Beispiel (Quartalsende 30. Juni) also am 1. Oktober. Für Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung gilt ebenfalls die viermonatige Schonfrist.
Wird die Grenze nur einmal überschritten im Geschäftsjahr, dann gilt die Registrierkassenpflicht für alle folgenden Geschäftsjahre. Werden im nächsten Jahr die Umsatzgrenzen wieder unterschritten, so fällt die Registrierkassenpflicht ab dem übernächsten Geschäftsjahr.
Wer benötigt eine Registrierkasse?
Alle österreichischen Unternehmer, sofern ihr Netto-Jahresumsatz 15.000 € überschreitet und ein Barumsatz von 7.500 € erzielt wird.
Branchen wie Friseure, Masseure, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Notare und Anwälte, Landwirtschaftsbetriebe, Handel, Gastronomie u. v. m. müssen eine Registrierkasse bei Überschreitung der Grenzen einsetzen.
Eine Förderung für eine Anschaffung einer Registrierkasse gab es nur zwischen dem 1.1.2017 und dem 31.03.2017 mit dem Formular E108c. Ansonsten gab es keine Möglichkeit, eine Neuanschaffung zu fördern.
Was muss, eine Registrierkasse ab 2016 können?
Die Registrierkassenpflicht wurde auf den 1.4.2017 verschoben. Am 1.4.2017 ist die Registrierkassenverordnung, kurz RKSV in Kraft getreten. Elektronische Kassensysteme müssen nun mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein. Die Sicherheitseinrichtung dient als Manipulationsschutz für die gespeicherten Rechnungsdaten im Kassensystem. Mit dem QR-Code auf einer Rechnung kann man eine Kasse mit Manipulationsschutz erkennen. Im QR-Code ist eine individuelle Signatur, die eine Verkettung der Umsätze beinhaltet. Bei einer Unterbrechung dieser Verkettung, würde somit eine Manipulation der Kasse sofort auffallen.
Die Sicherheitseinrichtung kann mittels einer Signaturkarte oder auch einer cloudbasierten Sicherheitseinrichtung eingerichtet werden. Signaturkarten werden oft bei Hardwarekassen verwendet, die keine Internetanbindung haben. Die cloudbasierte Sicherheitseinrichtung hat den Vorteil, dass keine Installation beim Unternehmen in der Kasse notwendig ist. Ein technischer Ausfall ist aufgrund von redundanten Systemen faktisch unmöglich. Bei OnlineBon wird eine cloudbasierte Sicherheitseinrichtung sofort und vollautomatisch nach Aktivierung eingerichtet. Nach Eingabe eines sogenannten Registrierkassen Webservice Benutzers, wird die Sicherheitseinrichtung im Finanzonline hinterlegt.
Ein Kassensystem muss sowohl der RKSV entsprechen, als auch der Kassenrichtlinie 2012.
Was muss auf dem Beleg einer Registrierkasse stehen?
Seit dem 1.4.2017 müssen Belege einer Registrierkasse folgende Merkmale beinhalten:
- Firmenname und Adresse des Unternehmens
- UID, falls vorhanden
- Name der Leistung oder Produktes
- Menge der Leistung oder Produktes
- Rechnungsnummer zur genauen Identifizierung des Geschäftsvorfalls
- Ausstellungsdatum
- Betrag der Barzahlung
- Kassenidentifikationsnummer
- Betrag der Barzahlung aufgeschlüsselt nach Steuersätzen
- QR-Code
